律所生活

優秀律師都掌握的文件命名技巧

律師是一個幾乎天天都要處理工作文檔的職業,也是一個講究團隊合作的職業。今天就來聊聊我們在“文件命名”和“分類保存”方面的一些具體做法。

說到文件命名,你可能會說,這誰不會啊?是的,好像誰都會,但是你的做法夠科學嗎?大家都能做到規范命名嗎?有沒有隨便起個名字,存到電腦桌面或某個文件夾里,當要找文件的時候卻發現不那么容易?或者,同事間互相配合起草、復核的一份工作文檔,經過數人數次修改,最后卻不知道到底第幾版是最終稿呢?

律師是一個幾乎天天都要處理工作文檔的職業,也是一個講究團隊合作的職業。一份文檔,經過起草及數次修改,這期間會形成初稿、N次討論稿、N次修改稿、N次商議稿、定稿。不僅如此,律師在研究法律業務過程中,經常要做法律檢索,包括搜索的各類資料以及下載的文件等,文檔的類型和數量相當可觀。如果律師,特別是律師團隊成員,在文件命名及保存方式上各有各的習慣,而不能形成規范、統一的做法,不難想象,那會是怎樣的混亂。所以,我們今天就來聊聊我們在“文件命名”和“分類保存”方面的一些具體做法。


文件命名


(一)非訴電子文件的命名方式

很多公司都有自己的文件命名規范要求,例如以“文件類型+公司簡稱+項目編號+日期+版本”。文件命名的方法無所謂最好,關鍵是簡潔明了,易學易管理。以下所說的“原則”不一定是最完美的命名方式,但確是經過實踐驗證最適合我們的。

原則:日期+(收/自己名字簡稱/修改意見/電郵參考/草稿)+客戶簡稱+與+對方簡稱+之+項目名稱+合同名稱以“8位數字”日期開頭,便于排序,文件形成的先后順序一目了然,這是我們文件命名的基本要求。

如,客戶發來與對方擬簽訂的總包合同,需要律師審查及修改,那么在收件、修改、回復的過程中,我們建議這樣命名:

20160504(收)天天集團與中建公司之天地大廈建設工程施工(總包)合同;

20160505(敏和麗)天天集團與中建公司之天地大廈建設工程施工(總包)合同,名字簡稱“(敏和麗)”反映出文件一稿是麗,二稿是敏,如有三稿照此類推如“英和敏和麗”,便于落實業務承辦人;

20160505(修改意見)天天集團與中建公司之天地大廈建設工程施工(總包)合同。

如,客戶在收到律師修改稿后,又有調整,并再次發給律師的,則對客戶第二次發來的調整稿,建議這樣命名:

20160601(收2)天天集團與中建公司之天地大廈建設工程施工(總包)合同

律師對二次收件如果有新的修改意見,建議這樣命名:20160603(二次修改意見)天天集團與中建公司之天地大廈建設工程施工(總包)合同;遇三次修改、四次修改的,以此類推。

如,客戶要求律師起草某份文件,建議這樣命名:

20160604(草稿)天天集團與希望公司**廣場項目戰略合作協議

如,律師就某一問題的研究意見需提供客戶參考的,建議這樣命名:
20160604(電郵參考)天天集團關于**搬遷改造項目前期論證法律意見。另,律師在業務研究過程中查找的資料,可以考慮按照以下方式命名:20160604(網搜)天天集團與風沙公司**糾紛適用法律匯總

(二)訴訟電子文件的命名方式

不僅僅是非訴電子文件,訴訟電子文件的名稱管理,也需要同樣重視。訴訟業務常見法律文書包括:案情分析報告、起訴狀、答辯狀、申請書(財產保全、證據保全、調取證據等)、擔保書、代理詞、證據目錄等。因此,在命名時以文件名稱區分文件類型,對于今后查找類似文件是非常方便的。

原則:日期+(起草人、修改人簡稱)+(文件名稱,如代理詞)+原告(上訴人、再審申請人)與被告(被上訴人、再審被申請人)+案由

文件分類保存


(一)硬盤分區

硬盤分區好比在一個大空地上建了幾棟房子,每棟房子又設計了幾個房間,每個房間再安放了一些家具。簡單說,文件存放的路徑按照硬盤分區\文件夾\子文件夾\文件來操作的。

(二)文件夾設置

就律師業務而言,一般分訴訟業務、非訴業務、行政事務、媒體、學習、工作記錄等。例如,在硬盤E盤下設置某訴訟案件的文件夾,將命名文件存放入內的基本路徑是:

E盤\

陳敏\

工作文件\

訴訟文件\

收案年份\

代理案件\

日期+原告(上訴人)vs被告(被上訴人)+案由\

訴訟文件\

對于電腦分區及文件保存,我們需要注意:

1、不要在C盤保存重要文件;

2、不要試圖刪除注冊表項和系統文件;

3、不要刪除其他用戶或屬于他人的文件;

4、不要隨意將文件存放在電腦桌面,要按路徑及時建立相關文件夾并存入命名文件。

最后,給大家分享一個小故事:在準備這次內訓的過程中,我想起兩年前,團隊內部曾有一起因為“文件命名”引起的風波:一位二年級律師給新來的律師助理寫了一份郵件并抄送給我,指出新助理在文件命名方面的種種問題。看得出來,這位二年級律師對新助理一再無視文件命名要求且隨意命名的做法已經忍無可忍,盡管言辭貌似平和,但字里行間已透出層層內傷。

收到這份郵件,我覺得有必要讓新助理明白文件命名的重要性。于是,我回復了這樣一段話:“我們有的文件,可能會經過數十次甚至百次的修改,每一稿,都應當重新命名存檔。否則,你會發現,在海量的文件里,找不到你想要的那份文件,是一件令人欲哭無淚的事情。這既是對客戶負責,更是對同事、對自己負責。”這次的風波過后,我們團隊里再也沒有人隨意給文件命名了,大家都知道文件命名可不是一件隨心所欲的事情。

“專業化要從規范化做起”。的確,文件命名及分類保存,是一項基礎性的工作,它并不復雜,甚至可以說非常簡單。但對于初入行的年輕人而言,養成良好的工作習慣,并保持與團隊的統一性,卻是不太容易堅持的,這也需要年長律師的引導與鼓勵,相信長期堅持下去就會明顯提升工作效率。

                                                                                                               

來源 | 微信公眾號“北大法律信息網”

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